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Possibilité de gratuité des frais de transmission du dossier médical

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Rappel de l'objet de la demande

Vous souhaitez rendre gratuits les frais de reproduction des dossiers patients lors de leur première demande de transmission.

Au regard de la règlementation, la participation du patient aux frais de reproduction de son dossier aux fins de le lui transmettre est-elle obligatoire ?

Textes de référence

  • Code de la santé publique (CSP) : articles L.1111-7 et R.1111-1 à R.1111-7 ;
  • Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) : article R.311-9 et R.311-11 

Réponse

Sur l’accès au dossier médical

Depuis la Loi du 4 mars 2002 sur les droits des malades et la qualité du système de santé, le patient peut consulter directement son dossier médical. Ce principe est énoncé de manière générale par l’article L.1111-7 du CSP, lequel dispose que :

« Toute personne a accès à l’ensemble des informations concernant sa santé détenues, à quelque titre que ce soit, par des professionnels et établissements de santé, qui sont formalisées ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé, notamment des résultats d’examen, comptes rendus de consultation, d’intervention, d’exploration ou d’hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. » 

Sur les conditions de communication du dossier médical

L’article R.1111-2 du CSP précise que la communication du dossier s’effectue au choix du demandeur :

  • Soit par consultation sur place (avec le cas échéant, remise de copies de document) ;
  • Soit par l’envoi de copies des documents auquel cas des frais de délivrance sont laissés à la charge du demandeur ;
  • Soit par consultation par voie électronique (si l’établissement dispose de moyens techniques suffisants).

NOTA BENE : les textes prévoient la possibilité d’une consultation directement sur place, après avoir pris rendez-vous auprès du service compétent ou du professionnel de santé ou de solliciter l’intermédiaire d’un médecin choisi qui se chargera de réceptionner le dossier médical et d’accompagner le patient dans sa lecture et sa compréhension. 

La CADA rappelle qu’en vertu de l’article L.311-9 du CRPA, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

En vertu de l’article R.311-11 du même Code :

« A l’occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur.

Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur. 

Les frais autres que le coût de l’envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions.

L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. » 

Ainsi, ces dispositions n’imposent pas à l’administration de facturer les frais de reproduction ou d’envoi mais lui imposent seulement, lorsqu’elles facturent ces frais, et qu’elles assurent elles-mêmes les reproductions, de ne pas excéder les plafonds fixés par l’arrêté visé, le cas échéant en y ajoutant le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d’affranchissement. 

Dans l’avis précité, la commission en avait déduit qu’une politique tarifaire forfaitaire de reproduction que mettrait en place une administration ne doit ne pas excéder, pour chaque dossier, le tarif résultant de cet arrêté pour les supports qu’ils prévoient et le prix réel de reproduction.

Sur le délai d’obtention

Les demandes d’accès aux informations sont assujetties à de strictes contraintes de délai : la personne peut accéder aux informations et en obtenir communication au plus tard dans les 8 jours suivant sa demande et au plus tôt après qu’un délai de réflexion de 48 heures aura été observé.

Le délai court à compter de la date de réception de la demande par l’établissement ou le professionnel de santé concerné.

Par exception, ce délai de communication de 8 jours est porté à 2 mois lorsque les informations médicales datent de plus de 5 ans (date à laquelle l’information médicale a été constituée). 

Conclusion

Le Code de la santé publique prévoit en son article L.1111-7, l’accès de tout patient à son dossier médical. Ainsi, la communication du dossier constitue une obligation pour l’établissement de santé et un droit pour le patient.

L’accès aux données se fait, au choix du demandeur, soit par consultation sur place avec éventuellement remise de copies, soit par l’envoi des documents (si possible en recommandé avec accusé de réception). Les frais de délivrance de ces copies sont à la charge du demandeur et ne sauraient excéder le coût de la reproduction et, le cas échéant, de l’envoi des documents.

Le CRPA précise que les frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur, il s’agit là d’une faculté. Quoi qu’il en soit la facturation ne sera recevable que si le demandeur a été préalablement informé de ces frais. 

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