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Conservation des archives papiers dans le cadre du DPI

Rappel de l'objet de la demande

Dans le cadre du déploiement du Dossier Patient Informatisé (DPI), votre établissement se demande si la numérisation d’un support papier permet la destruction du support papier original.

Textes de référence

  • Code du patrimoine, plus particulièrement les articles L.211-1 et L.211-2
  • Code de la santé publique, articles L.1111-8, R.1112-2 et R.1112-7
  • Code Civil, article 1366
  • Loi n°2002-303 du 4 mars 2002 relatives aux droits des malades et à la qualité du système de
    santé
  • Arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières

Réponse

Sur l’obligation de conservation des documents

Les archives sont définies à l’article L.211-1 du Code du Patrimoine.
Le dossier patient fait partie des documents soumis à conservation par les établissements de santé.

Sur l’organisation de la conservation

L’article R.1112-7 du Code de la santé publique vient préciser les deux possibilités qui s’offrent aux établissements de santé en matière de conservation. Les informations sont conservées directement en leur sein ou, le cas échéant, auprès d’un hébergeur agréé.

L’article ajoute que c’est le directeur de l’établissement qui veillera « à ce que toutes dispositions soient prises pour assurer la garde et la confidentialité des informations ainsi conservées ou hébergées. »

Sur les supports d’archivage pour les archives hospitalières

Comme le précise l’article L.211-1 du Code du Patrimoine, les archives peuvent se présenter sous différents formes et supports.
La conservation des archives est notamment organisée pour la justification des droits des personnes physiques ou morales.

Concernant les écrits, le Code Civil précise, en son article 1366, que :
« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Ainsi et selon les conditions exposées ci-dessus, un écrit électronique a la même valeur qu’un écrit sur support papier. On peut donc supposer qu’une version numérisée d’un écrit sur support papier aura la même valeur s’il répond auxdites conditions.

Conclusion

Dans l’hypothèse où la numérisation n’altère pas la qualité des informations retranscrites et sauvegardées, que les textes n’imposent pas de « double » conservation, l’établissement ne méconnaît pas la loi sur les archives publiques en éliminant l’archive papier qui a été numérisée.

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