Dans le cadre de l’épidémie, les conseils de la vie sociale sont-ils maintenus ?

Rappel de l'objet de la demande

Dans le cadre de l’épidémie de Coronavirus COVID-19 (ex 2019-nCoV) et compte tenu des mesures mises en place par les pouvoirs publics, les établissements doivent-ils maintenir les conseils de la vie sociale ?

Textes de référence

  • Code de l’action sociale et des familles (CASF), articles L. 311-6 et D. 311-3 à D. 311-20
  • Arrêté du 14 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19

Réponse

I. Sur les réunions du Conseil de la vie sociale.

Institué par la Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002, le Conseil de la vie sociale (CVS) est une instance consultative destinée à associer les usagers au fonctionnement de l’établissement. Il est notamment composé d’au moins 2 représentants des personnes accueillies ou prises en charge, ainsi que s’il y a lieu d’un représentant des familles (art. D. 311-5 du Code de l’action sociale et des familles).

En tant qu’instance de participation, le CVS doit obligatoirement être consulté sur l’élaboration du règlement de fonctionnement et du projet d’établissement, ainsi que lors de la modification de ces documents (art. D. 311-26 du CASF).

En dehors de ces consultations obligatoires, le CVS donne son avis et peut faire des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l’établissement notamment (art. D 311-15 CASF) :

  • l’organisation intérieure et la vie quotidienne ;
  • les activités, l’animation socio-culturelle et les services thérapeutiques ;
  • l’animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants ;
  • la nature et le prix des services rendus ;
  • les modifications substantielles touchant aux conditions de prises en charge ;
  • l’affectation des locaux collectifs ;
  • l’entretien des locaux ;
  • les projets de travaux et d’équipements ainsi que les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture.

À ce titre, les textes réglementaires imposent que le CVS se réunisse au minimum 3 fois par an.
À tout moment, il peut également être réuni de plein droit à la demande de 2/3 de ses membres ou du gestionnaire de l’établissement (art. D. 311-16 du CASF).

II. Sur l’incidence du déclenchement du plan bleu sur le Conseil de la vie sociale.

Face à la propagation du COVID-19 en France, le Ministre de la santé a déclenché la mise en place de mesures de restriction des visites dans les établissements, sur l’ensemble du territoire français (limitation des visites en établissement de santé ; interdiction des visites aux personnes mineures et personnes malades ; suspension de l’intégralité des visites extérieures en EHPAD et en USLD).

Il s’ensuit que les établissements doivent limiter les déplacements, les réunions ainsi que les contacts aux seuls cas nécessaires (confinement des résidents, usagers et personnels) notamment afin d’assurer le bon fonctionnement des services et la continuité de la prise en charge.

NOTA BENE : à ce jour, la suspension des visites constitue une recommandation du gouvernement et non une obligation (mesure non visée par l’Arrêté du 14 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus Covid-19). L’appréciation des situations individuelles et/ou exceptionnelles demeure à l’appréciation des directeurs d’établissement.

Or, les avis du CVS ne sont valablement émis qu’à la condition que le nombre de représentants des usagers et des familles présents lors de la séance soit supérieur à la moitié des membres.
➡ À défaut, l’examen de la question doit nécessairement être reporté à une séance ultérieure pour une nouvelle délibération. Le cas échéant, par dérogation, la délibération pourra alors être prise à la majorité des membres présents (art. D. 311-17 du CASF).

Compte tenu de la situation et des recommandations sanitaires, il apparait préconisé de reporter la tenue des conseils de vie sociale (minimum de 3 réunions annuelles).

Dans l’hypothèse où une telle réunion s’imposerait, soit au regard des circonstances, soit d’un point de vue réglementaire (consultation obligatoire / réunion convoquée de plein droit), il pourra être fait usage du cadre légal de report précité, ceci afin de réduire les expositions virales sans affecter la validité des délibérations rendues par le CVS.

En outre, les circonstances exceptionnelles pourraient permettre d’envisager le recours à des moyens de télécommunication afin d’associer à minima les usagers et familles à la gestion de la crise.

À ce titre, certains auteurs affirment que le recours à la visioconférence n’est licite qu’à la condition que celle-ci soit expressément prévue par les textes, comme cela est par exemple le cas pour :

  • Les réunions du CSE (art. L. 2315-4 et D. 2315-1 du Code du travail) ;
  • Les conseils d’administration des sociétés anonymes ou des SARL (art. L. 225-37 et L. 223-27 du Code du commerce) ;
  • Les réunions des conseils municipaux par téléconférence dans certaines communes insulaires (Décret n° 2018-735 du 21 août 2018) ;
  • Le recours à des moyens de télécommunication audiovisuelle au cours de la procédure pénale (art. 706-71 du Code de procédure pénale).

Dans les secteur sanitaire, le recours à la visioconférence est expressément autorisé par les textes
pour la réunion du conseil d’administration des établissements publics de santé (art. R. 5322-8 du Code
de la santé publique) . (« Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par an sur convocation de son président. […] En cas d’urgence motivée, les délibérations du conseil d’administration peuvent être adoptées par visioconférence selon des modalités définies par le règlement intérieur du conseil d’administration. En cas d’impossibilité de recours à la visioconférence, les membres du conseil d’administration peuvent, dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités, être consultés par écrit. Les observations sur le projet de délibération par l’un des membres sont immédiatement communiquées aux autres membres. Tout membre peut s’opposer à ce mode de consultation : dans ce cas, il est mis un terme à la procédure et le conseil d’administration est convoqué pour délibérer. ») L’article R. 5322-10 du même code tient d’ailleurs compte de cette particularité en indiquant que « les délibérations du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. »

Cette modalité de réunion spécifique n’a toutefois pas été transposée à l’égard d’autres instances, ni à l’égard des établissements et services relevant du CASF.

En pratique cependant, notons que la visioconférence est généralement mise en oeuvre en dehors de tout cadre juridique. À cet égard, la jurisprudence fait parfois preuve d’un certain pragmatisme. En effet, le juge administratif comme le juge judiciaire ont pu admettre que, même non prévu par un texte, le recours à la visioconférence demeurait valide dès lors qu’un droit d’opposition existait (son utilisation devant recueillir un accord unanime, même tacite), et sous réserve que les modalités de tenue de la séance n’y fassent pas obstacle, notamment sur le plan technique (confidentialité pour des votes à bulletin secret, garanties d’identification/authentification, etc).

Compte tenu des circonstances exceptionnelles, il demeure envisageable de permettre aux différents membres du CVS d’assister et participer à la réunion via des moyens de télécommunication audiovisuelle, quitte à ne pas être comptabilisés comme « présents » pour l’application des règles de vote et de quorum, ceci afin de ne pas risquer d’entacher la régularité de la procédure . (En effet, en application de la jurisprudence Danthony du Conseil d’Etat (CE, 23 déc. 2011, n° 335033), l’irrégularité de la procédure ne sera retenue que si le vice invoqué est susceptible d’avoir exercé une influence sur la décision finale ou d’avoir privé les intéressés d’une garantie.)

NOTA BENE : en revanche, le vote par procuration n’apparait pas pouvoir être envisagé : la possibilité de donner une délégation de pouvoir, un mandat ou une procuration pour être remplacé doit généralement être prévue par les textes. Dans le silence de ceux-ci, il demeure prudent de ne pas recourir à cette solution : les textes envisagent d’autres mécanismes de remplacement devant être respectés (suppléance, report de séance…).
➡ Pour illustration, s’agissant du conseil d’administration des EPSMS, l’article R. 315-23-3 du CASF précisant que, lorsque le quorum n’est pas atteint, la séance est reportée et que « le vote par correspondance ou le vote par procuration n’est pas admis. ».
➡ A contrario, le vote par procuration est admis pour les GCSMS, notamment afin de tenir compte de la dispersion géographique des membres : « le vote par procuration est autorisé lorsque le groupement compte plus de deux membres. Aucun membre ne peut cependant détenir plus d’un mandat à ce titre » (art. R. 312-194-20).

Conclusion

Les visites étant suspendues ou, à tout le moins fortement déconseillées, sauf cas déterminés par le directeur d’établissement, sur la base des préconisations locales délivrées par l’ARS et la préfecture, il apparait opportun de vous rapprocher des services compétents de ces autorités afin de déterminer les mesures pouvant être mises en oeuvre (proportionnalité des mesures au but recherché selon la situation épidémiologique du département et de l’établissement).

Ces mesures et protocoles sont réévalués en permanence en fonction de l’évolution de la situation et des indications des autorités de tutelle. Cependant, de manière générale, seules les réunions indispensables ou obligatoires apparaissent devoir être maintenues.

Ainsi, à titre de recommandation dans le contexte actuel, il est préconisé de limiter les réunions des conseils de vie sociale au strict nécessaire (consultations obligatoires notamment) et ainsi reporter celles-ci dans la mesure du possible.

Dans l’hypothèse où une telle réunion s’imposerait néanmoins, l’article D. 311-17 du Code de l’action sociale et des familles prévoit expressément que la séance puisse être reportée en l’absence d’un nombre suffisant de représentants des usagers et des familles (la délibération pouvant être adoptée à la séance suivante à la majorité des membres présents).

Le cas échéant, le recours à ce dispositif de report s’accompagnera utilement d’une communication à destination des usagers et des familles afin de préserver leur capacité de participation et leur association à la vie de l’établissement, tant dans un souci de transparence que de bonne administration.

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