Conservation numérique des dossiers sociaux des patients en établissement de santé privé

Rappel de l'objet de la demande

Combien de temps doivent être conservées les données informatisées des dossiers sociaux des patients d’un établissement de santé privé ? 

Textes de référence

• Code de la santé publique (CSP), articles L.1111-7, R.1112-2, R.1112-7 ;
• Code du patrimoine (CP), articles L.211-1, L.211-5, R.212-12 ;
• Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), articles L.311-1 à D.312-11 ;
• Code de l’action sociale et des familles (CASF), article D.312-7. 

Réponse

L’article L.1111-7 du Code de la santé publique précise que toute personne a accès à l’ensemble des informations concernant sa santé détenues, à quelque titre que ce soit, par des professionnels de santé, par des établissements de santé par des centres de santé, par des maisons de naissance, par le service de santé des armées ou par l’Institution nationale des invalides qui sont formalisées ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé, notamment des résultats d’examen, comptes rendus de consultation, d’intervention, d’exploration ou d’hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. 

L’article R.1112-2 du CSP précise le contenu et la structuration du dossier médical de manière plus concrète.

Ne sont pas considérés, en revanche, comme des documents médicaux, les documents qui ont été établis par une autorité administrative et non par un médecin, tels que le rapport d’un psychologue ou d’un travailleur social, sauf s’ils font partie intégrante d’un dossier médical.

La CADA en déduit qu’en principe, les dossiers dits « sociaux » ne peuvent être regardés comme contenant des « informations relatives à la santé » au sens du Code de la santé publique. Ils n’obéissent donc pas aux modalités particulières de communication prévues par les dispositions citées de ce Code.

En revanche, ils doivent être regardés comme des documents administratifs, dont le régime de communication est soumis aux dispositions du Code des relations entre le public et l’administration. 

Dans ce même avis, la CADA a répondu qu’elle n’était pas compétente pour se prononcer sur la question de savoir si un dossier « social » devait être inclus au « dossier patient ». Elle précise toutefois, que ces deux dossiers ont des objets distincts.

Enfin, s’agissant des modalités de conservation et d’archivage de documents administratifs, la CADA se déclare également incompétente pour se prononcer, « C’est la mission des archives nationales au sein du ministère de la santé qui constitue la structure susceptible de vous fournir en la matière les informations pertinentes. La commission rappelle toutefois que l’organisation de l’archivage doit permettre à l’administration de répondre, dans les délais légaux, aux demandes de communication des usagers. » 

Pour rappel, conformément à l’article L.211-1 du Code du patrimoine « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. ».

Ne sont concernés par la législation des archives publiques hospitalières que :

• les établissements publics de santé,
• les établissements publics médico-sociaux gérés ou non par un établissement public de santé,
• et les établissements de santé de statut privé ayant une mission de service public.

La conservation des archives est un processus légal et obligatoire qui doit permettre d’assurer la pérennité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des documents soumis à une durée imposée par les textes. 

En l’état actuel de la réglementation, il n’existe pas de dispositions spécifiques à la conservation des dossiers sociaux. Plusieurs sources dont l’ANAS rappellent que le dossier social n’est pas défini en tant que tel et qu’aucune durée de conservation n’est fixée au niveau législatif ou réglementaire. Seule exception enregistrée, l’article D.312-7 du Code l’action sociale des familles qui prévoit (uniquement pour les enfants et adolescents), un délai de conservation du social de 3 ans après la sortie définitive. Une analogie avec le dossier médical semble être applicable.

Le dossier médical est conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. 

Il existe cependant des aménagements :

• Prolongation du délai au bénéfice des patients mineurs,
• Minoration du délai en cas de décès du patient,
• Délai plus contraignant en cas d’actes transfusionnels,
• Suspension du délai en cas de procédure en cours.

Patients décédés : 10 ans, à compter de la date du décès

Droit commun : 20 ans, à compter de la dernière prise en charge

Patient mineur : au moins jusqu’à son 28e anniversaire

Transfusion sanguine : 30 ans

Enfin, si l’article R.1112-7 du CSP précise qu’à l’issue du délai de conservation le dossier peut être éliminé, suite au règlement européen sur la protection des données (RGPD), la suppression des données apparaît bien obligatoire dès lors que l’objectif de la collecte n’a plus d’objet et que le délai nécessaire à cet objectif est dépassé.

Conclusion

En définitive, il convient a minima d’appliquer un délai de conservation de 3 ans tel qu’il est prévu au CASF. Par sécurité juridique et malgré leurs objects distincts, il convient d’aligner la durée de conservation des dossiers sociaux sur celle des dossiers médicaux, soit 20 ans (droit commun).