Communicabilité d’un enregistrement audio sur support USB

Rappel de l'objet de la demande

Un établissement procède à l’enregistrement vocal de certaines instances sur support USB. Le contenu de ce support est ensuite transmis à un organisme extérieur qui procède à sa retranscription sous forme de compte rendu écrit.

Les représentants du personnel souhaitent que l’enregistrement vocal leur soit transmis alors que, jusqu’ici, l’établissement se contentait du compte rendu écrit.

• L’enregistrement vocal d’une instance sur support USB constitue-t-il un document communicable au sens de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), ou l’établissement peut-il s’opposer à sa diffusion ?

Textes de référence

• Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), articles L.300-1 à R.311-15. 

Réponse

Les représentants du personnel disposent d’un droit spécifique d’information qu’ils tirent, en cette qualité, de textes particuliers (dispositions tenant au fonctionnement des instances et organismes représentatifs de la fonction publique).

Ces représentants et syndicats peuvent également se prévaloir du droit général d’accès aux documents administratifs, ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu’elle exerce ou des mandats qu’elle détient.

En effet, les administrations sont débitrices d’une obligation en matière d’accès aux documents administratifs. Sauf exceptions, elles sont tenues de communiquer les informations et documents qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par la loi. 

L’exercice de ce droit n’a pas à être motivé. Le demandeur n’est pas tenu d’indiquer les motifs qui fondent sa demande pour que celle-ci soit valable, sous réserve de communicabilité du ou des documents sollicités. 

Document ou enregistrement sur support USB : communicable

Le droit d’accès aux documents administratifs s’applique aux documents produits ou reçus dans le cadre d’une mission de service public « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support ».

Avant d’employer cette formule générale et englobante, la Loi précisait d’ailleurs explicitement que « ces documents peuvent revêtir la forme d’écrits, d’enregistrements sonores ou visuels, de documents existant sur support informatique ou pouvant être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant ».

Un document administratif n’est donc pas uniquement un écrit, mais concerne tout support, qu’il soit physique, dématérialisé (numérique ou informatique), visuel ou même audio. Peu importe le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu.

Le support numérique est ainsi parfaitement admis (clé USB ou autre), que ce soit s’agissant du format du document à communiquer, ou de la manière de la transmettre au demandeur.

Enregistrement audio d’une instance : communicable sous conditions

Au sein de plusieurs instances de la fonction publique hospitalière (tels les CSE , CAP et CCP), il est désormais expressément prévu la possibilité d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges, dont les modalités sont généralement fixées par le règlement intérieur.

Position de la CADA : tant qu’il est conservé, qu’il ne présente plus de caractère préparatoire (cf. infra) et que les contraintes techniques ne s’y opposent pas, l’enregistrement d’une réunion d’une instance sur un périphérique USB, ou sur un support électronique de type CD-Rom ou DVD-Rom est un document sonore communicable à toute personne qui en fait la demande.

Initialement dégagé à l’égard des enregistrements sonores et audiovisuels des conseils municipaux, cette position de principe a été étendue aux instances représentatives de la fonction publique comme les CAP , mais aussi les ex-comités techniques et CHSCT (désormais fusionnés au sein du CSE).

Double limite à la communicabilité :

• L’enregistrement doit avoir perdu tout caractère préparatoire, c’est-à-dire qu’il n’est communicable aux tiers qu’à compter de l’approbation définitive du procès-verbal de l’instance réalisé à partir de ces enregistrements.
• L’enregistrement peut contenir des mentions confidentielles (notamment sur la situation individuelle et la vie privée de certains agents). Celles-ci ne sont alors communicables qu’à la personne concernée elle-même.Vis-à-vis des autres tiers, les passages sonores doivent être disjoints de l’enregistrement avant toute communication. À ce titre, la CADA estime que les administrations disposent généralement de possibilités techniques suffisantes pour procéder à des coupures sur les enregistrements : ce motif de refus ne peut donc être valablement opposé.

Cependant, ces deux exceptions ne sont pas opposables à l’un des membres ayant siégé à la réunion de l’instance en question. Ni le caractère confidentiel ni le caractère préparatoire ne peuvent ainsi faire obstacle à la communication des supports audio à un représentant du personnel qui était présent lors de la séance qui a été enregistrée.

Conclusion

L’enregistrement vocal d’une instance sur support USB constitue-t-il un document communicable au sens de la CADA ?

OUI, tant par son support (format USB) que par sa nature (enregistrement sonore). Le droit à communication peut toutefois être limité selon le demandeur : encore faut-il que le document existe (tant qu’il est conservé sous cette forme) et que la demande occulte les mentions confidentielles. Il est aussi en principe exigé que le document ait perdu son caractère préparatoire (PV définitif adopté).