Rappel de l'objet de la demande
Dans le cadre de la gestion d’une situation sanitaire exceptionnelle, un établissement s’est doté d’un outil informatique qui permet le rappel des personnels via un système de SMS et de mails. Ces rappels de personnels peuvent aussi être réalisés auprès de professionnels extérieurs à l’établissement (autres hôpitaux).
- La transmission des coordonnées des personnels se limite-t-elle aux coordonnées téléphoniques ? Ou s’entend-elle aussi par la communication d’une adresse mail ?
- Un établissement siège du SAMU peut-il avoir accès à ces mêmes informations pour des professionnels extérieurs dans le cadre du déclenchement d’un plan blanc ?
La finalité est d’organiser la réponse sanitaire le plus rapidement possible.
Textes de référence
- Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (RGPD) ;
- Code de la santé publique (CSP) : articles L. 3131-7, L. 3131-8 et R. 3131-4 ;
- Code civil (CC) : article 9 ;
- Code pénal (CP) : articles 226-16 à 226-24 ;
- Circulaire n° DHOS/CGR/2006/401 du 14 septembre 2006 relative à l’élaboration des plans blancs des établissements de santé et des plans blancs élargis ;
- Circulaire DHOS/HFD n° 2002/284 du 3 mai 2002 relative à l’organisation du système hospitalier en cas d’afflux de victimes.
Réponse
Pour faire face en urgence aux situations sanitaires exceptionnelles, chaque établissement de santé est doté d’un dispositif de crise « plan blanc d’établissement ». Celui-ci lui permet de mobiliser immédiatement les moyens nécessaires en cas d’afflux de patients ou de victimes. Dans ce cadre, les plans de réponse organisent la mobilisation de façon coordonnée des structures de soins, des professionnels de santé ainsi que des moyens et matériels nécessaires.
L’utilisation de l’adresse e-mail des professionnels
Le guide « Plan blanc et gestion de crise » proposé par le Ministère de la Santé et des Solidarités en annexe à la Circulaire du 14 septembre 20064 préconise un rappel des personnels. Il est assuré soit par le standard, soit par le service.
En cas de plan blanc élargi, ce même guide préconise de prévoir un ou plusieurs dispositifs d’alerte rapide des professionnels de santé libéraux via les télécommunications. Dans ce cadre, il apparaît nécessaire de prendre en compte le risque de saturation des lignes téléphoniques. Dès lors, l’utilisation de mail, ou encore de fax ou de SMS peut permettre de pallier à ce risque, grâce à la mise en place d’un fichier destiné à cet effet et tenu à jour.
En cas d’utilisation d’un système informatique permettant d’automatiser les appels et constitué de fichiers de contacts, il sera nécessaire d’en faire déclaration auprès de la CNIL.
En effet, le numéro de téléphone ainsi que l’adresse mail constituent des données à caractère personnel selon la CNIL . Un traitement de ces données est effectué dès lors qu’elles 6 sont collectées, enregistrées, organisées, structurées, conservées, consultées, utilisées, transmises, etc. Un tel traitement ne sera licite que si la personne a consenti au traitement de ses données, pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
Par exception, le consentement n’est pas obligatoire lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement, ou encore lorsque celui-ci est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis, ou à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique.
En outre, le traitement est encadré par le RGPD. Ainsi, il doit être effectué de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée et pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Le non-respect des finalités ou des formalités de traitement est réprimé par le Code pénal.
En tout état de cause, le consentement de l’agent à l’utilisation de son numéro de téléphone ou de son adresse e-mail devra être recherché. Au surplus, la transmission des données personnelles étant protégée par la loi, une telle communication ne peut ainsi être effectuée qu’à titre volontaire.
Toutefois, la mise en oeuvre du plan blanc constitue l’une des seules exceptions prévues par la loi à l’utilisation des coordonnées personnelles des agents, bien qu’il apparaît nécessaire de mettre en balance cette procédure avec le droit au respect de la vie privée dû à l’agent public découlant de l’article 9 du Code civil. Dans cette perspective, la liste des coordonnées ne doit être communiquée qu’« aux personnes appelées à en connaître ».
Le guide propose en outre la mise sous enveloppe fermée, destinée uniquement à cet effet, du téléphone fixe et portable de chaque professionnel. Il en découle qu’il n’est pas interdit à l’administration de contacter ses agents grâce aux coordonnées mises à disposition pour l’exécution du plan blanc.
Le principe est donc de contacter les professionnels de santé via leur numéro de téléphone. En revanche, en cas de situation particulière, ceux-ci pourront être joints par mail.
L’accès par l’établissement siège du SAMU aux informations des professionnels extérieurs
Aucune disposition n’est expressément prévue par les textes à ce sujet. Néanmoins, dans la même logique que les dispositions vues précédemment, l’établissement siège du SAMU pourrait avoir accès aux informations de professionnels de santé extérieurs, mais sous réserve de leur consentement à cette finalité. La procédure de rappel, telle que décrite ci-dessus, concerne en effet le personnel des établissements et non les professionnels extérieurs.
Conclusion
- La transmission des coordonnées des personnels se limite-t-elle aux coordonnées téléphoniques ou s’entend-elle aussi par la communication d’une adresse mail ?
Par principe, la communication d’une adresse mail peut être demandée dans certains contextes, notamment dans le cadre du plan blanc élargi, dans un souci d’efficacité du plan d’urgence. Il est néanmoins possible d’envisager la collecte des adresses e-mail dans le cadre du plan blanc classique, sous réserve d’obtenir le consentement des agents concernés.
- Un établissement siège du SAMU peut-il avoir accès à ces mêmes informations pour des professionnels extérieurs dans le cadre du déclenchement d’un plan blanc ?
OUI, toutefois, dans ce cadre, les professionnels de santé n’intervenant pas au sein de l’établissement, il sera nécessaire de recueillir leur consentement lors du recueil de telles données.
Demande de démonstration
