Procédure à suivre en cas de dépot d’objet dans un EHPAD

Rappel de l'objet de la demande

Quelles sont les modalités d’information et de dépôt concernant les biens des résidents en Ehpad ? Qu’en est-il des objets non réclamés ?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

• Dépôt d’argent liquide ou d’une carte bancaire : tout est mis dans une enveloppe au nom du résident, sans reçu.
• Un agent de l’établissement récupère des objets de valeurs soit parce que la personne part en hospitalisation, soit parce qu’elle est décédée, ils sont soit été laissés en chambre, soit déposés dans le coffre des toxiques.

Le règlement prévoit que tout ce qui est déposé au coffre part à la Trésorerie. Mais que faire si le régisseur n’a pas la possibilité de conserver ces valeurs ? Quelle est la procédure à mettre en place pour respecter la règlementation en la matière ?

Textes de référence

• Code de la santé publique (CSP) : articles L.1113-1 à L.1113-10 et R.1113-1 à R.1113-9 ;
• Circulaire interministérielle du 27 mai 1994 relative à la gestion des dépôts effectués par des personnes admises dans les établissements de santé et les établissements sociaux ou médico-sociaux hébergeant des personnes âgées ou des adultes handicapés, en application de la loi du 6 juillet 1992 et du décret du 27 mars 1993 ;
• DGFIP, Instruction du 7 février 2014 – Modalité de gestion par les comptables publics des dons et déports des personnes soignées ou hébergées en établissement public sanitaire.

Réponse

Concernant les modalités de dépôt

La Loi du 6 juillet 1992 n° 92-614 en France a introduit la réforme de la protection juridique des majeurs et traite, entre autres, de l’administration des biens des personnes placées en établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD).

Désormais, le Code de la santé publique recense l’ensemble des dispositions qui en émane. En effet, les établissements médico-sociaux sont responsables de plein droit du vol, de la perte ou de la détérioration des objets déposés entre les mains des préposés commis à cet effet ou d’un comptable public, par les personnes qui y sont admises .

À ce titre, l’alinéa premier de l’article R.1113-1 du même code rappelle que ce dépôt est au choix du résident et dispose que :

« Toute personne admise ou hébergée dans un établissement mentionné à l’article L.1113-1 est invitée, lors de son entrée, à effectuer le dépôt des choses mobilières dont la nature justifie la détention durant son séjour dans l’établissement. »

Conformément à l’instruction de la DGFIP, le dépôt des affaires personnelles du résident peut s’effectuer quel que soit le jour et à toute heure.

Concernant les modalités de dépôt, l’article R.1113-2 du CSP précise que :

« Dans les établissements dotés d’un comptable public, les dépôts s’effectuent entre les mains du comptable public ou d’un régisseur désigné à cet effet lorsqu’ils concernent des sommes d’argent, des titres et valeurs mobilières, des moyens de règlement ou des objets de valeur. Les autres objets sont déposés entre les mains d’un agent désigné à cet effet par le directeur de l’établissement. Pour les établissements non dotés d’un comptable public, les dépôts s’effectuent entre les mains du directeur de l’établissement ou d’un préposé désigné par lui. »

En tout état de cause, le CSP confirme l’obligation pour les établissements de mettre en place un système de dépôt des biens des résidents. La remise de ceux-ci doit être réalisée au mieux entre les mains d’un comptable public ou d’un régisseur ou, si l’établissement n’est pas doté d’un comptable, entre les mains du directeur de l’établissement ou d’un préposé désigné par ce dernier.

Ainsi, il est obligatoire qu’un personnel procédant au dépôt des objets appartenant au résident soit prévu. En ce sens, les juges administratifs ont reconnu la responsabilité de l’établissement de santé ne proposant pas au patient à procéder au dépôt de ses biens.

➡ Qui désigne le régisseur ?

Selon l’article 3 du Décret n° 2019-798 repris à l’article R.1617-3 du CGCT et applicable par extension aux établissements relevant de la fonction publique hospitalière , le régisseur est une personne physique nommée par Arrêté ou décision de l’ordonnateur du service de l’État ou de l’organisme public, après avis du comptable public assignataire des opérations de la régie.

Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s’il s’avère que le régisseur n’exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.

Peut être nommé régisseur :

• Tout agent de la fonction publique hospitalière,
• Mais également toute personne physique extérieure à l’établissement public local.

Par ailleurs, pour être nommé régisseur, il faut être majeur et de nationalité française ou ressortissant européen. Ainsi, des commerçants ou toutes personnes, ressortissants européens, répondant aux conditions de stabilité requises peuvent être chargés du recouvrement des recettes ou du paiement des dépenses de leurs établissements publics.

En règle générale, le régisseur et les mandataires sont choisis parmi le personnel de l’établissement.

Il est préférable, lorsque les effectifs du service le permettent, de procéder à la nomination d’agents titulaires, dont les garanties de stabilité sont plus grandes que celles des agents auxiliaires ou contractuels. De plus, le choix à exercer pour les nommer doit, de préférence, porter sur des agents ayant des connaissances comptables.

➡ Si l’établissement n’a pas de régie

La Circulaire interministérielle du 27 mai 1994 vient préciser la gestion des dépôts des personnes admises dans les établissements de santé notamment.

Selon cette Circulaire, la nomination d’un régisseur et la mise en place d’une régie sont fortement recommandés, mais pas obligatoire. Il n’existe pas, à notre connaissance, d’établissement de santé ayant été condamné par le juge pour ne pas disposer d’une régie.

Cependant, l’absence de régie n’est pas conseillée et certaines autorités rappellent l’importance de disposer d’un service prévu à cet effet.

Parmi les diverses indications qu’elle transmet, la Circulaire mentionne les modalités de dépôt au sein de l’établissement lorsque la régie de dépôt est fermée (par exemple, le dimanche, les nuits ou les jours fériés) par un agent en permanence :

« Dans ces conditions, il est conseillé aux établissements de mettre en oeuvre une procédure qui permette de mettre en sûreté les dépôts de valeurs, de bijoux, de sommes d’argent ou d’objets pendant la période de fermeture de la régie ou du poste comptable et les objets à déposer dans l’établissement.

Ainsi, il peut être préconisé l’utilisation d’une enveloppe, de préférence transparente pour visualiser le dépôt, qui disposerait d’un rabat garantissant par un sceau ou un scellé qu’elle n’a pas été ouverte. […]

L’enveloppe cachetée doit dès lors être déposée dans les plus brefs délais dans un coffre, de préférence de type ‘boîte aux lettres’, installé à proximité d’une zone où est assurée une permanence. »

Bien qu’initialement prévues lorsque la régie est fermée, ces modalités peuvent s’appliquer dans le cas où l’établissement ne dispose d’aucune régie.

Ainsi, à défaut de disposer d’une régie, il est fortement recommandé de stocker les objets de valeurs de toute sorte dans une enveloppe, elle-même déposée dans un coffre.

Concernant les modalités d’information

Le CSP rappelle que, lors du dépôt, une information écrite et orale est donnée à la personne admise, faisant référence aux règles relatives aux biens détenus.

Cette information précise les principes gouvernant la responsabilité de l’établissement en cas de vol, perte ou détérioration de ces biens, selon qu’ils ont ou non été déposés, ainsi que le sort réservé aux objets non réclamés ou abandonnés dans ces établissements.

Lorsque le résident fait l’objet d’une mesure de protection juridique avec représentation relative (tutelle) la personne, c’est la personne chargée de la mesure qui sera informée.

NOTA BENE : Concernant la personne sous curatelle ou placée en sauvegarde de justice, une fiche réalisée par la Direction générale de l’offre des soins (DGOS) précise que les dispositions de droit commun s’appliquent. En effet, aucun consentement du curateur ou du mandataire spécial, ni aucune autorisation du juge des tutelles ne sont requis. Il pourra être informé seulement si le majeur donne son autorisation expresse.

Lorsque la personne admise ou son représentant légal doit certifier avoir reçu l’information, la mention de cette déclaration est conservée par l’établissement.

L’information orale doit être remise lors de l’accueil de la personne admise contre reçu un document rappelant ces règles.

Concernant les biens déposables

Les dispositions règlementaires prévoient que le dépositaire remet au déposant un reçu contenant l’inventaire contradictoire et la désignation des objets déposés et, le cas échéant, conservés par lui. Le fait de ne pas établir cet inventaire est de nature à engager la responsabilité de l’EHPAD.

Les objets pouvant être déposés sont limités aux seules « choses mobilières dont la nature justifie la détention durant son séjour dans l’établissement » . Les autres biens du résident devront être conserver « à sa convenance, mais hors de l’établissement » si celui-ci est admis pour une longue durée.

La Circulaire de 1994 précise les objets pouvant être déposés au sein de l’établissement lors de l’arrivée du résident :

« Dans les établissements de santé, notamment dans les services de soins de courte durée et dans ceux assurant des soins de suite ou de réadaptation, les objets déposables peuvent être par exemple des sommes d’argent ou objets de valeur qu’une personne détient ou porte habituellement, mais aussi des papiers d’identité ou, notamment pour les personnes vivant seules, des objets d’usage courant qui ne peuvent être remis à des tiers, comme des clefs.

Dans les services dispensant des soins de longue durée ou les structures et établissements hébergeant des personnes âgées ou des adultes handicapés, cette notion, compte tenu de la durée du séjour, pourra être plus extensive. »

Cependant, lorsque le résident admis se trouve dans l’incapacité de manifester sa volonté ou doit recevoir des soins d’urgence, un inventaire contradictoire de tous les objets dont le résident est porteur est dressé. Cet inventaire est réalisé par le responsable du service des admissions, ou tout autre agent ou préposé de l’établissement, et l’accompagnant, ou à défaut, un autre agent ou préposé de l’établissement.

Les objets sont alors remis au dépositaire qui procède à l’inscription du dépôt, auquel est joint un exemplaire de l’inventaire au dossier administratif de la personne.

Dans ce cas, une information au tuteur ou au résident – dès que son état le permet – est effectuée dans les conditions prévues à l’article R.1113-1 du CSP. La personne recevant l’information obtient le reçu contenant l’inventaire des objets déposés. Elle procède, le cas échéant, au retrait des objets qui ne peuvent rester en dépôt en raison de leur nature. La liste des objets maintenus en dépôt est dressée après un inventaire contradictoire.

Concernant les objets non réclamés après le départ ou le décès du résident

Il convient de préciser que le cas des objets non réclamés peut intervenir dans deux situations différentes (le sort des objets est le même dans les deux cas) :

• En cas de décès du patient ;
• Lorsque le patient quitte l’hôpital et ne réclame pas ses effets (en cas d’abandon).

L’article L.1113-6 du CSP prévoit que :

« Les objets abandonnés à la sortie ou au décès de leurs détenteurs dans un des établissements mentionnés à l’article L1113-1 sont déposés entre les mains des préposés commis à cet effet ou d’un comptable public par le personnel de l’établissement. Le régime de responsabilité prévu aux articles L.1113-1 et L.1113-2 est alors applicable. »

Ainsi, l’établissement sera responsable de plein droit en cas de vol, perte ou détérioration de la même manière que les objets déposés par les patients / résidents eux-mêmes.

Dès lors, sauf instruction contraire du patient, tous les effets personnels du patient, parti ou décédé, sont déposés, par le personnel de l’établissement, incluant notamment les objets qui n’avaient pas fait l’objet d’un dépôt auparavant. Le patient ou, le cas échéant, son représentant légal, ses proches ou sa famille doivent être informés de ce dépôt.

De même, l’établissement devra fournir :

• En cas de départ du patient : un document l’invitant à procéder au retrait des objets déposés ;
• En cas de décès du patient : un document remis à ses héritiers (s’ils sont connus) les invitant à procéder au retrait des objets déposés.

Une année suivant la sortie ou le décès du détenteur des effets, les objets non réclamés par le patient ou ses proches doivent être remis :

• À la caisse des dépôts et consignations s’il s’agit de sommes d’argent, titres et valeurs mobilières ;
• À l’administration chargée des Domaines aux fins d’être mis en vente pour les autres biens mobiliers.

En cas de transfert vers l’un de ces deux organismes, l’établissement devra en informer le patient ou ses proches au moins 6 mois avant la remise desdits objets.

Attention : Si des actes sous seing privé qui constatent des créances ou des dettes sont conservés par l’établissement en qualité de dépositaires, ceux-ci doivent être conservés pendant une durée de cinq ans après la sortie ou le décès des intéressés. À l’issue de cette période, les actes pourront être détruits.

L’administration est dans l’obligation de céder les objets détenus à l’un des deux organismes. Selon l’organisme, diverses procédures seront mises en place :

• Si le transfert est effectué à la Caisse des dépôts et consignations :

  • L’établissement dépositaire devra être notifié d’un reçu par la Caisse des dépôts et consignations ;

  • Une mention de la remise devra être portée au dossier administratif de l’intéressé ainsi que sur le registre spécial par apposition d’une inscription marginale ;

  • Un avis de la remise sera également adressé au déposant ou, le cas échéant, à son représentant légal ou à un proche.

• Si le transfert est effectué à l’administration des Domaines :

  • La remise est constatée par procès-verbal établi par l’établissement. Le procès verbal doit contenir la description des objets ainsi que la valeur indicative de objets si leur estimation est possible. Ce PV est adressé au Directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques par le régisseur ou le comptable public si l’établissement en a un ;

  • Le directeur départemental ou régional dispose d’un délai de 3 mois à compter de la date d’avis de réception pour faire connaître s’il accepte en tout ou partie la remise des objets (sans réponse, il est réputé avoir refusé) ;

  • En cas de refus, les objets deviennent la propriété de l’établissement qui pourra en disposer comme il l’entend (les mettre à disposition des autres patients/résidents et/ou des agents, les vendre…) ;

  • Une mention de la remise, s’il y a lieu, est faite au dossier administratif de l’intéressé ainsi que sur le registre spécial par apposition d’une inscription marginale