Remboursement des frais de déplacement

Rappel de l'objet de la demande

Un établissement doit-il rembourser les frais de déplacements de ses agents (réunions, séminaires, etc) ?

Textes de référence

• Décret n° 92-566 du 25 juin 1992 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des fonctionnaires et agents relevant de la fonction publique hospitalière sur le territoire métropolitain de la France ;
• Décret n° 88-386 du 19 avril 1988 relatif aux conditions d’aptitude physique et aux congés de maladie des agents de la fonction publique hospitalière ;
• Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat.

Réponse

Le remboursement de frais de déplacements d’agents munis d’un ordre de mission

Les conditions et modalités de règlement des frais à la charge des budgets des établissement de santé à l’occasion des déplacements temporaires des agents de la fonction publique hospitalière sont fixées par le Décret n° 92-566 du 25 juin 1992.

Ce texte précise que les agents qui doivent se déplacer pour les besoins du service hors de leur résidence administrative et hors de leur résidence familiale peuvent obtenir le remboursement des frais de transport et, sur justification de la durée réelle du déplacement, au paiement des indemnités destinées à rembourser ses frais de nourriture, de logement, etc.

Nota Bene : La résidence administrative est le territoire de la ou des communes sur lequel se situe le service où l’agent exerce ses fonctions. Lorsqu’il est fait mention de la résidence de l’agent, cette résidence est sa résidence administrative. La résidence familiale est le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent.

Les agents concernés par le remboursement des frais de déplacements sont :

• Les agents stagiaires et titulaires faisant partie des personnels non médicaux ;
• Les agents non titulaires ou en détachement.

L’ordre de mission, préalable aux remboursements des frais de déplacements

Les agents qui effectuent une mission sont indemnisés de leur frais de déplacement. Ils doivent être munis d’un ordre de mission signé le chef de l’établissement dont il relève ou par un fonctionnaire ayant reçu délégation à cet effet. Un ordre de mission ne peut être accordé pour une durée supérieure à 2 mois.

Toutefois, le Décret n° 92-566 prévoit qu’un ordre de mission permanent peut être délivré :

• D’une part, au personnel exerçant des fonctions essentiellement itinérantes ;
• D’autre part, à l’agent appelé à se déplacer fréquemment dans la limite géographique fixée par cet ordre de mission.

La validité de l’ordre de mission permanent ne peut excéder 12 mois.

De plus, un arrêté peut prévoir que pour certaines catégories de personnels la délivrance d’un ordre de mission n’est pas exigée. Cet arrêté fixe la circonscription dans laquelle les intéressés peuvent se déplacer sans ordre de mission.

La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative et se termine à l’heure de retour à cette même résidence. Toutefois, l’autorité administrative peut considérer que la mission commence à l’heure de départ de la résidence familiale et se termine à l’heure de retour à cette même résidence.

Les indemnités liées aux déplacements temporaires de l’agent

A l’occasion d’une mission, l’agent peut percevoir une indemnité journalière se décomposant comme suit :

• une indemnité de repas quand l’agent se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures, pour le repas de midi ;
• une indemnité de repas, lorsque l’agent se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 18 heures et 21 heures, pour le repas du soir ;
• une indemnité de nuitée, lorsque l’agent se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures, pour la chambre et le petit-déjeuner.

Au titre de ses frais de déplacements, l’agent peut obtenir le remboursement des frais de transport par la voie ferrée. Le cas échéant, la prise en charge des frais de transport est effectuée sur la base du tarif de la 2e classe. L’administration peut autoriser cette prise en charge au tarif de la 1re classe.

Le Décret précise que le remboursement des frais de transport engagés par l’agent utilisant le train en 1re classe est subordonné à la production du titre de transport. En cas de non-présentation de ce titre de transport, le remboursement est limité au prix du billet de train de 2e classe.

Concernant, les frais de péage, ceux-ci peuvent être pris en charge par l’administration dans les conditions suivantes :

• Avoir été autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service ;
• Présenter les pièces justificatives des frais de péage.

Si l’agent est autorisé à utiliser son véhicule personnel (automobile, motocyclette, vélomoteur, etc) pour les besoins du service, il peut être indemnisé de ses frais de transport sur la base des indemnités kilométriques.

Les taux des indemnités kilométriques remboursées aux agents de la fonction publique qui utilisent leur véhicule personnel à l’occasion de déplacements professionnels sont revalorisés . Les taux appliqués sont fixés dans l’Arrêté du 3 juillet 2006, ils dépendent de la distance parcourue sur une année, de la 10nature et de la puissance du véhicule.

Le remboursement des frais de déplacements des agents pour se rendre à certains rendez-vous médicaux

Les éventuels frais de transport d’un agent public malade qui doit être examiné, sont à la charge du budget de l’établissement employeur.

Au visa de l’article 38 précité, le juge considère que l’agent pourra prétendre au remboursement de ses frais de transports uniquement si il justifie des frais qu’il allègue avoir exposés pour se rendre auprès des médecins et experts désignés.

Ainsi, le remboursement n’est pas systématique : l’établissement peut refuser de les prendre en charge (en tout ou partie) si l’agent refuse de fournir les justificatifs appropriés permettant à l’établissement d’exercer son contrôle sur ces dépenses et/ou si ces frais de déplacements sont dénués d’utilité directe. Le cas échéant, le remboursement des frais de péage et des frais d’essence se fera sur présentation de pièces justificatives.

Par ailleurs la jurisprudence précise que « rien ne s’oppose à ce que les frais de transport rendus nécessaires par l’accident soient pris en charge même si l’état de santé du patient lui permet de prendre son véhicule personnel ; que ces frais ne se limitent pas aux seuls transports médicalisés »

Si l’agent s’est rendu à l’expertise médicale avec son véhicule personnel, les frais engagés sont indemnisés par le versement d’indemnités kilométriques calculées en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Les taux des indemnités kilométriques sont fixés par Arrêté du 3 juillet

Conclusion

Le remboursement des fais de déplacements des agents publics de la fonction publique hospitalière est envisagé au visa des deux textes cités ci-dessus.

Par conséquent, si les agents disposent d’un ordre de mission pour se rendre à des réunions ou à un séminaire, ils pourront prétendre au remboursement de leurs frais.

Enfin, si certaines réunions d’ordre médical et dans le cadre d’un congé statutaire de maladie obligent les agents à s’y rendre, ces derniers peuvent également prétendre au remboursement de leurs frais de déplacements.