Accompagnement par des représentants du personnel à des entretiens hors procédure disciplinaire

Rappel de l'objet de la demande

Un agent sollicite un rendez-vous avec le directeur de l’établissement. Il ne s’agit en aucun cas d’un contexte de procédure disciplinaire. L’agent souhaite être accompagné d’un représentant syndical.

• Des textes lui permettent-ils d’exiger cette présence ?
• Des formalités minimum sont-elles requises (le nom et la qualité du représentant par exemple) ?
• Le directeur peut-il refuser cette présence ?

Dans le même registre, un agent qui a rendez-vous avec son responsable, en dehors de toute procédure disciplinaire, peut-il (sans prévenir) se présenter accompagné d’un représentant du personnel ? En l’occurrence, l’établissement ne le refuse pas mais souhaite être prévenu à l’avance afin d’équilibrer les présents au rendez-vous.

• L’établissement peut-il exiger d’être prévenu à l’avance et reporter le rendez-vous si tel n’est pas le cas ?
• L’établissement peut-il s’appuyer sur des textes précis ?

Textes de référence

• Code général de la fonction publique (CGFP), articles L. 113-1 à L. 113-2, L. 211-1 à L. 291-2 ;
• Décret n° 86-660 du 19 mars 1986 relatif à l’exercice du droit syndical dans les établissements mentionnés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
• Décret n° 89-822 du 7 novembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires relevant de la fonction publique hospitalière ;
• Instruction n° DGOS/RH3/DGCS/4B/2016/53 du 25 février 2016 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière. 

Réponse

Le droit syndical dans la fonction publique hospitalière

Les dispositions relatives au droit syndical et l’exercice de ce dernier dans la fonction publique sont désormais inscrites au sein du Code général de la fonction publique. En effet, bien que le cadre général soit fixé par le Code du travail, le droit syndical dans la fonction publique demeure régi par des règles spécifiques. Concernant plus particulièrement la fonction publique hospitalière, il convient également de se référer au Décret n° 86-660 du 19 mars 1986.

De manière générale, les missions des organisations syndicales s’inscrivent dans la limite d’une finalité de défense des intérêts professionnels. Cela ressort notamment de l’article L. 2131-1 du Code du travail, qui n’a pas d’équivalent dans la règlementation précitée : « Les syndicats professionnels ont exclusivement pour objet l’étude et la défense des droits ainsi que des intérêts matériels et moraux, tant collectifs qu’individuels, des personnes mentionnées dans leurs statuts. » 

La jurisprudence rappelle cette nécessité d’un lien avec la défense des intérêts professionnels des agents, dans le cadre de l’exercice des missions syndicales.

L’assistance par les représentants du personnel

Les agents publics ont la possibilité de se faire assister par un représentant du personnel dans différentes situations.

Cela est prévu en matière disciplinaire, concernant la consultation du dossier individuel ainsi que l’assistance lors du conseil de discipline « par un ou plusieurs défenseurs de son choix ».

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi de transformation de la fonction publique, les agents peuvent également demander une assistance dans l’exercice de recours administratifs contre les décisions individuelles qui leur sont défavorables relatives à l’avancement de grade et à la promotion interne en choisissant un représentant, désigné par l’organisation syndicale représentative de leur choix.

En revanche, une telle présence n’est par exemple pas recommandée lors de l’entretien professionnel, puisqu’il s’agit d’un échange bilatéral entre le supérieur hiérarchique direct et l’agent. Selon une Circulaire sur le sujet concernant la fonction publique d’État, il est indiqué que cette présence est « contraire à l’esprit du dispositif, nuirait à la sincérité de l’exercice et irait à l’encontre du caractère individuel et personnel de l’évaluation ».

La même Circulaire poursuit d’ailleurs en indiquant que l’administration pourra indiquer à l’agent concerné que « dans un cadre distinct de l’évaluation annuelle et donc de l’entretien professionnel, il peut être reçu par son supérieur hiérarchique et se faire alors accompagner d’un représentant syndical, afin d’évoquer certains griefs ou toute difficulté rencontrée dans l’exercice de ses fonctions ».

En somme, aucune disposition ne vient cadrer la possibilité de se faire accompagner par un représentant du personnel lors d’un entretien, en dehors d’un contexte disciplinaire.

L’accompagnement syndical individuel faisant partie des missions des syndicats, en interdisant à un représentant d’accompagner un agent, l’employeur pourrait illégalement faire obstacle à l’exercice même des fonctions de ce dernier, s’exposant ainsi au délit d’entrave à l’exercice du droit syndical.

Le juge administratif ne semble pas avoir eu à trancher ce type de litige.

Certains établissements semblent avoir mis en place une procédure en la matière afin d’encadrer ces entretiens. Cela permet notamment à l’administration d’être informé en amont si l’agent vient accompagné, et le cas échéant, de prévoir un accompagnant également de l’autre côté.

Conclusion

Aucun texte ne prévoit expressément la possibilité pour un agent de se faire assister d’un représentant du personnel lors d’un entretien avec le directeur de l’établissement ou son responsable, en dehors de toute procédure disciplinaire.

Pour autant, au regard des missions dont sont investies les représentants syndicaux, le fait d’interdire leur présence lors d’un entretien peut s’avérer délicat pour l’administration qui pourrait être accusée d’entrave à l’exercice du droit syndical. Il semble toutefois possible de faire un tel refus si cet entretien n’a pas vocation à se faire en la présence de tierce personne, tel qu’un entretien professionnel.

L’administration semble légitime à obtenir une telle information en amont et rien ne lui interdit de reporter un entretien étant donné que ces derniers ne sont pas à réaliser dans des délais précis.

Étant donné qu’aucun texte n’encadre cette pratique, il peut s’avérer pertinent de mettre en place une procédure à cet effet (délai de prévenance, information sur les personnes présentes…).