Quels sont les délais de conservation des archives ?

L’archivage des dossiers administratifs et dossiers médicaux détenus par les établissements de santé et les établissements sociaux et médico-sociaux ne fait l’objet d’aucune règle spécifique. Ces établissements restent assujettis à la réglementation de droit commun en matière de conservation et d’élimination des archives publiques, prévue par le Code du patrimoine. À ce titre, l’article 211-1 du Code du Patrimoine donne la définition des archives. Il s’agit de « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » Leur conservation, utilisation et élimination sont soumises à des règles spécifiques édictées là encore par le Code du patrimoine (lire l’article HOSPIMEDIA). Selon la nature des documents et du respect des données personnelles le délai de conservation peut varier.

Durée de conservation des dossiers patients

D’après la législation en vigueur, notamment l’article R1112-7 alinéa 3 du Code de la santé publique, la durée de conservation du dossier médical d’un patient est de vingt ans à compter de la date de son dernier séjour au sein de l’établissement ou de la dernière consultation (lire l’article HOSPIMEDIA). Ce délai de droit commun connaît deux aménagements :

• prolongation du délai au bénéfice des personnes mineures (particulièrement au sein des établissements sociaux et médico-sociaux du champ de l’enfance, ESMS). Si la durée de conservation d’un dossier s’achève avant le 28^e anniversaire de son titulaire, elle est prorogée jusqu’à cette date.
• minoration du délai en cas de décès du patient ou de l’usager (particulièrement pour les ESMS pour personnes âgées tels que les Ehpad). Si un décès survient moins de 10 ans après le dernier passage dans l’établissement, le dossier est alors conservé pendant 10 ans à compter de la date du décès.

Le dossier médical comprend un ensemble d’informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, il doit donc être considéré comme un fichier au sens de l’article 4 du règlement général de protection des données (RGPD). Dans ces circonstances la destruction de fichiers s’assimile à un traitement de données à caractère personnel. Ce traitement doit donc répondre aux exigences de sécurité fixées par le RGPD (articles 5 et 32). L’établissement devra s’assurer de la traçabilité des personnes ayant participé à cette opération, vérifier que celles-ci sont habilitées à le faire et soumises au secret professionnel. Enfin, il doit également être possible de retrouver quelles personnes ont accédé aux fichiers et dans quel but.

Les dossiers des salariés et bulletins de salaires

L’article 2224 du Code civil dispose que « les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ». Dans ces conditions le délai de prescription pour les dossiers salariés est de cinq ans. Il en est en de même pour les bulletins de salaires, puisque l’article L3243-4 du Code du travail fixe la durée de conservation des bulletins de paie des salariés ou des bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique à cinq ans.

Documents comptables et extraits de comptes bancaires

L’article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce est précis à ce sujet car il mentionne que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans« . La facture étant un document comptable elle sera donc associée à cette disposition législative, sa durée de conservation est donc de dix ans. A contrario, le délai relatif aux documents bancaires y compris les extraits de comptes bancaires est plus court, puisque l’article L110-4 du Code de commerce précise qu’ils sont conservés pendant une durée de cinq ans.

Documents liés au conseil d’administration

L’article L125-115 du Code de commerce mentionne que tout actionnaire a droit, dans les conditions et délais déterminés par décret en Conseil d’État, d’obtenir communication des rapports soumis à l’assemblée du conseil d’administration ou du directoire et le cas échéant du conseil de surveillance et des commissaires aux comptes. En ce qui concerne le délai de conservation de ces actes, l’article L225-117 du Code de commerce énonce que « tout actionnaire a le droit, à toute époque, d’obtenir communication des documents visés à l’article L.225-115 et concernant les trois derniers exercices, ainsi que des procès-verbaux et feuilles de présence des assemblées tenues au cours de ces trois derniers exercices« .

Par conséquent, la durée de conservation des rapports du conseil d’administration est de trois ans. Toutefois, le délai est différent concernant la durée de conservation des registres de procès-verbaux des assemblées et conseils d’administration. En effet, conformément à l’article 2224 du Code civil qui évoque le délai de prescription de cinq ans en matière d’action personnelle et mobilière, les procès-verbaux d’assemblées et du conseil d’administration sont conservés pour une durée de cinq ans à compter du dernier procès-verbal enregistré.