Conditions dérogatoires pour mener les instances de la fonction publique hospitalière

Rappel de l'objet de la demande

Dans le contexte actuel lié à la crise sanitaire, dans quelles conditions dérogatoires peuvent-être menées les instances (Conseil d’administration, CTE, CHSCT, CVS) au sein d’un EHPAD de la fonction publique hospitalière ?

Textes de référence

• Code de l’action sociale et des familles (CASF) :
  • Articles L.315-9 à L.315-19 et R.315-6 à R.315-23-5 (CA) ;
  • Articles R.315-27 à R.315-66 (CTE) ;
  • Articles L. 311-6 et D. 311-3 à D. 311-20 (CVS)
• Code du travail (CT) :
  • Articles L.4614-7 à L.4614-11-1 (Réunions CHSCT).
• LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 (1), notamment son article 11.
• Ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.
• Ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 adaptant le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l’état d’urgence sanitaire.
• Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 adaptant le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l’état d’urgence sanitaire.

Réponse

En application de l’article 11 de la Loi d’urgence du 23 mars 2020 pour faire face à l’épidémie de Covid-19, le Gouvernement a été autorisé à adapter le droit applicable au fonctionnement des établissements publics, des groupements d’intérêt public (GIP) et des instances collégiales administratives y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques
indépendantes, notamment concernant les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

C’est en ce sens qu’a été publiée l’Ordonnance n°2020-347 du 27 mars 2020. Celle-ci comporte deux objets, comme le précise le rapport au Président de la République :

• L’autorisation de recourir à des réunions dématérialisées ou à la visioconférence pour notamment les organes collégiaux de tous les établissements publics, quel que soit leur statut.
• Le fait de pouvoir déroger aux règles de répartition des compétences en vigueur au sein de certains de ces organismes afin de garantir la continuité de leur fonctionnement.

Les dispositions prévues par cette Ordonnance sont applicables durant la période courant du 12 mars 2020 jusqu’à l’expiration de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisée, augmentée d’une durée d’un mois.

L’organisation de réunions dématérialisées ou en ayant recours à la visioconférence

Afin de garantir la continuité de l’action administrative, l’article 2 de l’Ordonnance précitée du 27 mars 2020 prévoit que les organes collégiaux de tous les établissements publics, quel que soit leur statut, sont autorisés à recourir à des réunions dématérialisées ou à la visioconférence, et ce même si les dispositions législatives, règlementaires ou les règles internes à l’établissement ne le prévoient pas ou l’excluent.

Cela concerne « les conseils d’administration ou organes délibérants en tenant lieu, organes collégiaux de direction ou collèges des établissements publics, quel que soit leur statut (…) » ainsi que « les commissions administratives et pour toute autre instance collégiale administrative ayant vocation à adopter des avis ou des décisions, notamment les instances de représentation des personnels, quels que soient leurs statuts (…) » (Art. 2 de l’Ordonnance du 27 mars 2020, alinéas 1 et 2).

Par dérogation, il apparaît donc possible de conduire à distance les instances de votre établissement telles que le conseil d’administration (CA), le comité technique d’établissement (CTE), le conseil de la vie sociale (CVS) ainsi que le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Par ailleurs, concernant le CHSCT, il est possible de recourir à la visioconférence même en dehors des circonstances exceptionnelles telles que celles liées au Covid-19, comme l’indique l’article L.4614-11-1 du Code du travail :

« Le recours à la visioconférence pour réunir le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres désignés du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret ».

Le choix de ce format « dématérialisé » se fait à l’initiative de la personne chargée d’en convoquer les réunions. Voici ce que prévoient les textes concernant les instances évoquées au sein de votre question :

Concernant les délibérations, l’article 2 de l’Ordonnance prévoit qu’elles se font dans les conditions prévues par l’Ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.

Le dernier alinéa de l’article 2 de l’Ordonnance n° 2020-347 indique que les modalités d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par le collège peuvent être fixées par une délibération organisée suivant les dispositions prévues aux articles 2 et 3 de l’ordonnance n°2014-1329 (soit une délibération faite au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle et organisée par tout procédé assurant l’échange d’écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie) dès lors que cette délibération, qui est exécutoire dès son adoption, fait l’objet d’un compte rendu écrit.

L’article 6 de l’Ordonnance, pour faire face aux difficultés de renouvellement des membres de ces instances pendant l’état d’urgence sanitaire, prolonge les mandats au plus tard jusqu’au 30 juin 2020 ou, lorsque ce renouvellement implique de procéder à une élection, jusqu’au 31 octobre 2020.

Il est important de noter que l’alinéa 3 de cet article ajoute que « Ces organes, collèges, commissions et instances peuvent, pour l’adoption de mesures ou avis présentant un caractère d’urgence, se réunir et délibérer valablement alors que leur composition est incomplète et nonobstant les règles de quorum qui leur sont applicables ».

Le transfert de compétences des organes délibérants

Le deuxième objet de l’Ordonnance du 27 mars 2020 figure à l’article 3 et 4. Toujours dans l’optique de la continuité de leur fonctionnement, les organes délibérants de tout établissement public pourront transférer certaines de leurs compétences à leurs exécutifs (président directeur général, le directeur général…).

Cela concerne, pour les établissements publics, le conseil d’administration (ou tout organe délibérant en tenant lieu) ainsi que toute instance collégiale disposant d’un pouvoir de décision ; ils peuvent déléguer certains pouvoirs au directeur général (ou à la personne exerçant des fonctions comparables). Par tout moyen, le titulaire de la délégation rend compte des mesures prises au conseil d’administration, à l’organe délibérant ou à l’instance collégiale.

Enfin, le second alinéa de l’article 3 de l’Ordonnance précitée précise : « En cas d’impossibilité avérée de tenir les réunions, y compris de manière dématérialisée, d’un des organes et instances mentionnés à l’alinéa précédent, son président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, l’un de ses membres désigné par l’autorité de tutelle peut en exercer les compétences afin d’adopter des mesures présentant un caractère d’urgence jusqu’à ce que cette instance puisse de nouveau être réunie et au plus tard jusqu’à l’expiration du délai prévu à l’article 1er. Par tout moyen et dans les plus brefs délais, le président ou le membre désigné pour le remplacer tient informée l’autorité de tutelle ou l’autorité dont il relève ainsi que les membres de l’instance et le directeur général ou la personne exerçant des fonctions comparables de sa décision de mettre en œuvre cette disposition. Il rend compte à l’instance dès que celle-ci peut de nouveau être réunie. ».

Conclusion

Au sein des établissements publics tels que le vôtre – un EHPAD relevant de la fonction publique hospitalière – l’Ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 est venue proposer des mesures dérogatoires afin que puissent continuer de se tenir les instances collégiales administratives.

Ainsi, il est possible pour la personne chargée de convoquer les réunions desdites instances de prévoir leur tenue de façon dématérialisées ou en ayant recours à un système de visioconférence.

En cas d’impossibilité avérée de tenir les réunions du conseil d’administration ainsi que toute instance collégiale disposant d’un pouvoir de décision, y compris de manière dématérialisée, le président de l’instance ou, en cas d’empêchement de celui-ci, l’un de ses membres désigné par l’autorité de tutelle peut en exercer les compétences afin d’adopter des mesures présentant un caractère d’urgence jusqu’à ce que cette instance puisse de nouveau être réunie et au plus tard jusqu’à l’expiration du délai prévu à l’article 1er soit pour la période courant du 12 mars 2020 jusqu’à l’expiration de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisée, augmentée d’une durée d’un mois.