Comment gérer la pose et la planification des congés annuels dans la fonction publique ?

capture-decran-2016-12-02-a-16-10-06Publié le 29.06.2022 par Maxime Mathieu-Chef
Article Hospimedia

L’organisation des congés incombe à l’employeur, afin de concilier droits des agents et impératifs de continuité du service. Chaque mois, l’équipe d’Hospimedia Réponse Expert apporte son décryptage juridique sur un sujet d’actualité.

Pour une année de service accomplie du 1er janvier au 31 décembre, les fonctionnaires hospitaliers ont droit à un congé annuel d’une durée égale à cinq fois leurs obligations hebdomadaires de service, soit une base de 25 jours ouvrés pour l’exercice de fonctions à temps plein. La durée du congé est calculée du premier au dernier jour, déduction faite des repos hebdomadaires et des jours fériés (articles 1 et 3 du décret du 4 janvier 2002). Les contractuels disposent des mêmes droits que les titulaires en termes de durée et de conditions d’attribution des congés (article 8 du décret du 6 février 1991). Cette règle est transversale aux trois fonctions publiques. Les fonctionnaires des collectivités territoriales et de l’État ainsi que leurs agents contractuels bénéficient des mêmes droits.

Une distinction est cependant à opérer s’agissant des congés « supplémentaires ». Dans l’hospitalière, les agents peuvent obtenir jusqu’à trois jours de congés supplémentaires : un ou deux jours pour les congés dits « hors saison », pris en continu ou discontinu sur la période du 1er novembre au 30 avril, et un autre jour pour les congés dits « de fractionnement », congés scindés en au moins trois périodes de minimum cinq jours ouvrés chacune. Les agents territoriaux et de l’État peuvent quant à eux bénéficier d’un ou deux jours supplémentaires, au titre des congés « hors saison ».

Pose et planification des congés annuels

Il revient à l’employeur public d’organiser la prise des jours de congés sur certaines périodes de l’année via un tableau prévisionnel, mis à disposition de tous les agents au plus tard le 31 mars :

  • après consultation des agents concernés ;
  • compte tenu des nécessités de service.

Le principe est que chaque agent doit pouvoir bénéficier de trois semaines consécutives de congés annuels durant la période d’été s’il le souhaite, sauf contrainte impérative de fonctionnement du service. Les agents chargés de famille bénéficient d’une priorité pour le choix des périodes de congés annuels. Les textes ne prévoient en revanche aucune hiérarchisation entre les agents qui peuvent se prévaloir de telles priorités. Ces situations sont à l’appréciation de l’administration, qui peut fixer l’organisation des tours de congés en fonction des besoins du service et des situations individuelles objectives de chaque agent (âge des enfants, situation de handicap, éloignement familial, vacances scolaires, situation du conjoint, etc.).

En pratique, il est d’usage de ménager un équilibre entre les jours planifiés en début d’année sur les périodes que l’autorité administrative aura préalablement déterminées — tout particulièrement la période estivale — et ceux qui restent à disposition des agents et qui seront à intégrer au cas par cas dans le tableau de service.

Enfin, il est à noter que les congés annuels font l’objet d’un cadre annuel. Un congé non pris peut venir alimenter le compte épargne-temps de l’agent mais il ne peut ni être reporté ni indemnisé, sauf exceptions : autorisation exceptionnelle de report par l’employeur, indemnité compensatrice de congés des contractuels, congés non pris en raison d’une absence prolongée pour raison de santé, dispositif exceptionnel Covid de report et indemnisation des congés, etc.

L’employeur peut-il refuser des congés ?

Bien que les congés annuels constituent un droit pour les agents publics, les dates de bénéfice de ces congés restent soumises à l’accord exprès de l’autorité administrative qui peut ainsi légalement refuser des congés, sous réserve de le motiver. Elle ne peut cependant « écarter le choix exprimé par les agents que pour tenir compte de la priorité donnée à ceux d’entre eux qui sont chargés de famille ou pour des motifs tirés de l’intérêt du service », a estimé le Conseil d’État dans une décision du 30 juin 1997.

L’employeur peut-il imposer des congés ?

Les agents peuvent être tenus de respecter des périodes de prise de congés, définies et aménagées par l’administration au nom de son pouvoir général d’organisation du service. De jurisprudence constante, elle peut par exemple fixer les périodes de prises des congés d’été du 1er juin au 30 septembre en indiquant que le nombre d’agents simultanément en congés annuels ne doit pas dépasser 25% des effectifs par service.

En revanche, l’employeur public ne peut pas imposer aux agents de prendre leurs congés à des dates précises ni a fortiori leur imposer d’office de tels congés. Tout au plus, il est possible de demander à l’agent de choisir d’autres dates de congés, sans lui imposer la prise de ceux-ci. En effet la jurisprudence administrative rappelle qu’ « aucune disposition législative ou réglementaire, ni aucun principe général du droit n’autorisent l’autorité administrative à imposer d’office la prise de congés, y compris pour des motifs tirés de l’intérêt du service ». La raison ? Le droit à congé annuel est subordonné à une demande expresse de l’agent. Dès lors, l’autorité hiérarchique ne peut placer d’office un agent en congé annuel, même dans son intérêt, par exemple si l’agent a omis de poser ses congés et risque de perdre ceux-ci. C’est ce que rappelle le Conseil d’État dans une décision de juin 2014.

De la même façon, l’employeur public ne peut pas poser d’interdiction générale ou de limitation au nombre de fractionnement des congés. Dès lors que cette organisation recueille l’accord de l’administration, tout agent public peut librement demander à fractionner l’ensemble de ses congés s’il le souhaite.

Des congés annuels peuvent-ils être modifiés ?

Par principe, les congés qui ont été régulièrement posés par les agents sont réputés pris. L’administration n’a pas l’obligation, une fois les congés posés et validés, de les annuler ou les modifier. Bien entendu, en application des compétences dévolues au chef d’établissement et eu égard aux nécessités de service, le congé peut être annulé ou reporté sur demande de l’agent. Cette mesure de faveur est à la discrétion de l’autorité compétente. Sauf accord de l’employeur pour procéder à leur annulation ou leur report, un agent ne peut pas se prévaloir d’un quelconque droit en la matière.

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