Comment assurer la gouvernance de ses instances administratives pendant la crise ?

capture-decran-2016-12-02-a-16-10-06Publié le 29.04.2020 par Agathe Moret
Article Hospimedia

Entre confinement et gestion de crise liée au Covid-19, les processus classiques de gouvernance des organismes privés, publics et territoriaux sont malmenés. Pour maintenir un semblant d’organisation, des aménagements ont été pris par ordonnance.

Dans son instruction du 17 avril relative à l’assouplissement des dispositions réglementaires, notamment budgétaires et comptables, applicables aux établissements et services sociaux et médico-sociaux (lire notre article), la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) fait le point sur les dispositions relatives aux règles de gouvernance des entités juridiques en période d’épidémie de Covid-19.

Tenir son assemblée et ses réunions à huis clos

Depuis l’ordonnance du 6 novembre 2014, les établissements publics sociaux et médico-sociaux autonomes peuvent organiser des délibérations dématérialisées par conférence téléphonique ou audiovisuelle. C’est ce que l’on appelle un fonctionnement à huis clos. Les conseils d’administration des établissements publics autonomes peuvent donc se tenir dans ces conditions.

Pour ce qui est des organismes privés, les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé ont dû être modifiées par ordonnance du 25 mars. Applicables à compter du 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020 (voire jusqu’au 30 novembre en cas de nouvelle prorogation), celles-ci actent la possibilité de tenir une assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle. « Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations », est-il ainsi précisé. Les moyens techniques utilisés devront également permettre l’identification des membres de l’assemblée. Également applicable aux réunions et délibérations des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, ce mode de fonctionnement à huis clos « doit être privilégié » en période épidémique même s’il reste une option facultative, précise Bercy dans une foire aux questions.

Les établissements et services sociaux et médico-sociaux rattachés à la fonction publique territoriale ou aux établissements publics de santé doivent quant à eux appliquer les dispositions dérogatoires relevant de leur structure de rattachement.

Communication, vote à distance et consultation écrite

Afin de faciliter la communication des documents et informations préalables à la tenue d’une assemblée, des aménagements ont été consentis pour contrevenir à l’obligation d’envoi par voie postale. Les documents peuvent donc être transmis par courrier électronique.

Les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des organismes privés peuvent également être prises par voie de consultation écrite de leurs membres « dans des conditions assurant la collégialité de la délibération, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer ». Selon la DGCS, un décret précisant les conditions d’application de cette ordonnance devrait compléter ces dispositions. Le vote par correspondance peut quant à lui s’exercer par voie de message électronique, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet.

Données comptables

Le recours à la tenue d’une assemblée générale est envisageable pour l’ensemble des décisions relevant de la compétences des assemblées des groupements, et inclut donc les décisions relatives aux comptes. Des dérogations aux obligations comptables ont à ce titre été entérinées.

Celles-ci sont détaillées par ordonnance du 25 mars portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de Covid-19. Par ce texte, les structures bénéficiant de subventions publiques verront le délai de six mois octroyé pour la présentation du compte rendu financier prorogé de trois mois.

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