Rappel de l'objet de la demande
La consultation des transmissions de soins en EHPAD public pose la question du périmètre des personnes habilitées. Au-delà de l’équipe soignante, dans quelle mesure et à quelles conditions le personnel administratif ou le responsable qualité peuvent-ils accéder à ces informations pour assurer des missions de suivi et d’amélioration de la qualité des soins ?
Textes de référence
Code de la santé publique (CSP) : articles L.1110-4, L.1110-12, R.1112-2
Réponse
❖ Le droit au secret médical des résidents
L’article L.1110-4 du Code de la santé publique pose le principe du droit au secret médical en vertu duquel :
« Toute personne prise en charge par (…) un professionnel du secteur médico-social ou social ou un établissement ou service social et médico-social (…) a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant. ».
Ce droit au secret médical porte ainsi sur l’ensemble des informations médicales notamment celles retranscrites dans le dossier médical du résident. À ce titre, le CSP précise que le dossier médical doit contenir le dossier de soins infirmiers ou, à défaut, les informations relatives aux soins infirmiers.
Par conséquent, les transmissions infirmières sont bien couvertes par le secret médical.
❖ L’accès aux informations médicales par le personnel de l’EHPAD
Ce même article L.1110-4 encadre les possibilités d’échange d’informations avec des professionnels identifiés et de partage d’informations entre une même équipe de soins.
En ce sens, un professionnel peut échanger avec un ou plusieurs professionnels identifiés des informations relatives à une même personne prise en charge, à condition qu’ils participent tous à sa prise en charge et que ces informations soient strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins, à la prévention ou à son suivi médico-social et social.
Par ailleurs, lorsque des professionnels appartiennent à la même équipe de soins, au sens de l’article L.1110-12, ils peuvent partager les informations concernant une même personne qui sont strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins ou à son suivi médico-social et social. En effet, dans ce cas, les informations sont réputées confiées par la personne à l’ensemble de l’équipe.
En application de cet article L.1110-12 du CSP, l’équipe de soins est un ensemble de professionnels qui participent directement au profit d’un même patient à la réalisation d’un acte diagnostique, thérapeutique, de compensation du handicap, de soulagement de la douleur ou de prévention de perte d’autonomie, ou aux actions nécessaires à la coordination de plusieurs de ces actes, et qui :
– Soit exercent dans le même établissement ou service social ou médico-social ou dans le cadre d’une structure de coopération, d’exercice partagé ou de coordination sanitaire ou médicosociale ;
– Soit se sont vu reconnaître la qualité de membre de l’équipe de soins par le patient qui s’adresse à eux pour la réalisation des consultations et des actes prescrits par un médecin auquel il a confié sa prise en charge ;
– Soit exercent dans un ensemble, comprenant au moins un professionnel de santé, présentant une organisation formalisée et des pratiques conformes à un cahier des charges fixé par un arrêté.
A contrario, si les professionnels ne font pas partie de la même équipe de soins, le partage, dans cette hypothèse, nécessitera l’obtention du consentement préalable de la personne prise en charge. Son consentement peut être recueilli par tout moyen, y compris de manière dématérialisée.
➡ Par conséquent, le principe est que seuls les professionnels d’un EHPAD qui sont membres de l’équipe de soins du résident au sens de l’article susvisé, peuvent avoir accès aux transmissions de soins infirmiers. Par exception, le patient peut donner son consentement au partage de ces transmissions.
Concernant l’accès aux transmissions infirmiers par le personnel administratif, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) s’associant avec le Conseil National de l’Ordre des médecin (CNOM) a eu l’occasion d’apporter des précisions dans un guide pratique sur la protection des données personnelle.
Elle indique, d’une part, que le personnel administratif ne peut pas avoir un accès global aux dossiers des patients.
D’autre part, elle souligne, que « seules certaines personnes sont autorisées, au regard de leurs missions et en vertu de dispositions législatives les y habilitant, à accéder aux données de santé des patients (ex : équipe de soins d’un établissement de santé intervenant dans la prise en charge sanitaire du patient, etc.) ».
Dès lors, le personnel médical n’a pas le même type d’habilitation que le personnel administratif. En effet, la politique d’habilitation spécifique doit combiner deux critères : le métier exercé par la personne habilitée et la définition légale d’équipe de soins.
NOTA BENE : La CNIL mentionné un mode « bris de glace » : « Les habilitations accordées peuvent être complétées d’un mode « bris de glace », qui permet aux agents administratifs et professionnels de santé, en cas d’urgence, d’avoir accès à d’autres données pour tout patient. L’utilisation de ce mode « bris de glace » doit être particulièrement bien tracé et surveillé pour que toute personne y ayant recours puisse être identifiée et justifier des conditions de son utilisation ». En pratique, l’utilisation de ce mode est exceptionnel. Le personnel qui utilise ce mode 4 doit être en mesure de justifier le motif. Comme il s’agit d’une atteinte à la vie privée, le motif avancé doit être pertinent et adapté à la situation qui justifie l’accès dérogatoire au dossier médical. De surcroît, tout accès illégitime aux données de santé pourra faire l’objet d’un audit et de sanctions disciplinaires et pénales.
➡ L’équipe administrative, dont le responsable qualité, de l’établissement n’est pas autorisée à accéder au dossier médical du résident.
❖ L’accès à la lecture des photographies contenues dans les transmissions de soins
La CNIL a estimé qu’il était légitime de collecter tout élément de nature à caractériser la santé du patient dès lors que cela est considéré comme pertinent par le médecin. 5 De ce postulat, les photographies de plaies, d’escarres ou d’allergies se trouvant dans les transmissions de soins permettraient de caractériser l’état de santé du patient et notamment de permettre un suivi dans l’évolution des soins. Ainsi, ces photographies sont couvertes par le secret médical et leur accès est réservé aux membres de l’équipe de soins en vertu des éléments susvisés.
Conclusion
Quelles sont les personnes habilitées à accéder aux transmissions de soins et en particulier aux photographies qui y sont intégrées (plaie, escarres…) ?
L’accès aux transmissions de soins et aux photographies qui y sont déposées est rendu possible uniquement à l’égard des membres de l’équipe de soins ou au personnel médical sous réserve que le résident ait donné son consentement.
L’accès aux transmissions est-il rendu possible à l’égard de l’équipe administrative ou encore du responsable qualité ?
NON. Les transmissions de soins sont couvertes par le secret médical. Le personnel administratif dont le responsable de qualité ne peuvent être habilités à accéder à ces pièces.
Demande de présentation
